Tilaukset voidaan käsitellä niin kuin parhaaksi katsotaan. Pakollisia vaiheita on yksi: maksutilan tarkistaminen.
Verkkokaupan hallitsijoille lähetetään sähköpostitse tieto uudesta tilauksesta. Jos jokin hallitsijoista ei saa sähköpostia, toimi seuraavasti.
Jokaisen tilauksen maksutilana on aluksi "Odottaa maksua" -tila. Maksutila vaihtuu automaattisesti "Alustavaksi maksettu" -tilaan, jos maksutapaan liittyy maksun vastaanottaminen asiakkaalta ja asiakas palaa onnistuneesta maksusta verkkokauppaan. Maksun tarkistaminen on tärkeää, koska asiakkaan Internet-yhteys saattaa katketa maksun jälkeen tai maksupalvelun tarjoaja saattaa vaihtaa maksun tilaa viiveellä. Toimi seuraavasti.
Jos maksutilakysely näyttää positiiviselta, vaihda maksutilaksi "Maksettu" ja klikkaa Päivitä-painiketta. Jos maksutilakysely näyttää negatiiviselta, vaihda maksutilaksi tarvittaessa "Odottaa maksua" ja klikkaa Päivitä-painiketta. Maksutilojen vaihdot ovat vapaaehtoisia. Vaihtojen yhteydessä ei suoriteta mitään muita ohjelmallisia toimintoja.
Maksua tarkistettaessa on huomioitava, että tilaukseen liittyy kolme eri numeroa: tilausnumero, viitenumero ja maksunumero. Näistä vain viitenumeroa voidaan käyttää pankkiviitenumerona. Viitenumero on sama kuin tilausnumero, mutta siihen on lisätty yksinumeroinen tarkistusnumero. Jos tilausnumero on esimerkiksi 23167, viitenumero on 2 31675. Maksunumero on sama kuin tilausnumero, mutta siihen on lisätty nelinumeroinen juokseva numero. Jos tilausnumero on esimerkiksi 23167, maksunumero voi olla 231670001, 231670002 ja niin edelleen.
Verkkokaupan asiakas voi yrittää epäonnistunutta maksua uudelleen joko heti tai myöhemmin kirjautumalla sisään. Asiakkaalle lähetettävässä tilausvahvistuksessa annetaan ohjeita. Uudelleen yrittäminen saattaa kuitenkin kestää, koska maksun peruuntumiseen on olemassa jokin syy, kuten esimerkiksi kotiin jääneet verkkopankin tunnukset.
Maksun saamisen pitkittyessä verkkokauppiaalla on vähintäänkin kolme mahdollisuutta: 1) kerrotaan asiakkaalle, miten hän voi yrittää maksua uudelleen, 2) lähetetään asiakkaalle pdf-lasku sähköpostitse ja 3) peruutetaan tilaus ja pyydetään asiakasta tilaamaan uudelleen.
Verkkokaupan asiakkaalle voidaan lähettää automaattinen sähköpostiviesti, joka sisältää tietoa tilauksesta.
Kuljetusyhtiöt lähettävät seurantakoodin verkkokaupan asiakkaalle tietyissä tilanteissa. Shipit-palvelu lähettää verkkokaupan asiakkaalle sähköpostiviestin heti lähetysasiakirjan luomisen jälkeen. Viesti sisältää linkin lähetyksen suerantasivulle.
Ohjelmiston laskutusominaisuudet ovat hyvin vaatimattomat ja ne rajoittuvat laskun tulostamiseen.
Laskussa näkyvät tiedot poimitaan useista eri tietokorteista: tilauskortti, maksutapakortti, toimitustapakortti, pankkikortti ja yhteystietokortti. Laskussa näkyviä tietoja on mahdollista muokata kyseisiä tietokortteja muokkaamalla. Esimerkiksi maksuaika (eräpäivä) määritellään maksutapakortissa, joka löytyy klikkaamalla ylhäältä asetukset / maksutavat.
Kuitin tulostusominaisuus on tarkoitettu jokapäiväiseen käyttöön. Tulosta kuitti, keräile tuotteet ja laita kuitti asiakkaalle lähetettävään pakettiin.
Kuitissa näkyvät tiedot poimitaan useista eri tietokorteista: tilauskortti, maksutapakortti, toimitustapakortti, pankkikortti ja yhteystietokortti. Kuitissa näkyviä tietoja on mahdollista muokata kyseisiä tietokortteja muokkaamalla.
Lähetyslista helpottaa tavaroiden keräilyä varastosta ja palvelee arkistokappaleena. Sen antaminen verkkokaupan asiakkaalle on vapaaehtoista. Ympäristöystävällisempi vaihtoehto on tulostaa pelkästään kuitti ja käyttää sitä keräilylistana.
Lähetyslistassa näkyvät tiedot poimitaan tilauskortista ja yhteystietokortista. Lähetyslistassa näkyviä tietoja on mahdollista muokata kyseisiä tietokortteja muokkaamalla.
Tilauksen postittaminen asiakkaalle tapahtuu jokaisessa verkkokaupassa eri tavalla. Seuraavassa on malliesimerkki.
Tarkistamisen aikana voidaan havaita esimerkiksi testitilaukset ja korjata kirjoitusvirheet osoitteissa. Tarkkaavainen postittaja voi säästää rahaa, kuten esimerkiksi estää väärien tuotteiden tilaamisesta johtuvat asiakaspalautukset ja niin edelleen.
Tilauksen sisällön muokkaaminen on mahdollista, mutta ohjelmistossa ei ole sitä varten suunniteltua käyttöliittymää. Siksi muokkaaminen vaatii hieman teknistä ajattelukykyä (ei kuitenkaan ohjelmointitaitoa).
Tilauksen peruuttaminen tulee kyseeseen, jos asiakas ei pyynnöistä huolimatta maksa tilaustaan ja verkkokauppias on päättänyt luopua tilauksesta tai jos asiakas on käyttänyt palautus- tai peruutusoikeuttaan ja palauttanut tavarat.