Tilausten käsittely

Tilaukset voidaan käsitellä niin kuin parhaaksi katsotaan. Pakollisia vaiheita on yksi: maksutilan tarkistaminen.

Automaattiset tilausviestit sähköpostitse

Verkkokaupan hallitsijoille lähetetään sähköpostitse tieto uudesta tilauksesta. Jos jokin hallitsijoista ei saa sähköpostia, toimi seuraavasti.

• Kirjaudu verkkokaupan hallintaliittymään (demo).
• Klikkaa ylhäältä asetukset / hallitsijat.
• Klikkaa luettelosta sinistä hallitsijalinkkiä.
• Lisää sähköpostiosoite.
• Klikkaa Päivitä-painiketta.

Maksun tarkistaminen

Jokaisen tilauksen maksutilana on aluksi "Odottaa maksua" -tila. Maksutila vaihtuu automaattisesti "Alustavaksi maksettu" -tilaan, jos maksutapaan liittyy maksun vastaanottaminen asiakkaalta ja asiakas palaa onnistuneesta maksusta verkkokauppaan. Maksun tarkistaminen on tärkeää, koska asiakkaan Internet-yhteys saattaa katketa maksun jälkeen tai maksupalvelun tarjoaja saattaa vaihtaa maksun tilaa viiveellä. Toimi seuraavasti.

• Kirjaudu verkkokaupan hallintaliittymään (demo).
• Klikkaa ylhäältä tilaukset.
• Valitse luettelosta jokin tilaus.
• Tarkista maksutila klikkaamalla sinistä tarkistuspainiketta.

Jos maksutilakysely näyttää positiiviselta, vaihda maksutilaksi "Maksettu" ja klikkaa Päivitä-painiketta. Jos maksutilakysely näyttää negatiiviselta, vaihda maksutilaksi tarvittaessa "Odottaa maksua" ja klikkaa Päivitä-painiketta. Maksutilojen vaihdot ovat vapaaehtoisia. Vaihtojen yhteydessä ei suoriteta mitään muita ohjelmallisia toimintoja.

Tilausnumero, viitenumero ja maksunumero

Maksua tarkistettaessa on huomioitava, että tilaukseen liittyy kolme eri numeroa: tilausnumero, viitenumero ja maksunumero. Näistä vain viitenumeroa voidaan käyttää pankkiviitenumerona. Viitenumero on sama kuin tilausnumero, mutta siihen on lisätty yksinumeroinen tarkistusnumero. Jos tilausnumero on esimerkiksi 23167, viitenumero on 2 31675. Maksunumero on sama kuin tilausnumero, mutta siihen on lisätty nelinumeroinen juokseva numero. Jos tilausnumero on esimerkiksi 23167, maksunumero voi olla 231670001, 231670002 ja niin edelleen.

Entä jos maksua ei löydy?

Verkkokaupan asiakas voi yrittää epäonnistunutta maksua uudelleen joko heti tai myöhemmin kirjautumalla sisään. Asiakkaalle lähetettävässä tilausvahvistuksessa annetaan ohjeita. Uudelleen yrittäminen saattaa kuitenkin kestää, koska maksun peruuntumiseen on olemassa jokin syy, kuten esimerkiksi kotiin jääneet verkkopankin tunnukset.

Maksun saamisen pitkittyessä verkkokauppiaalla on vähintäänkin kolme mahdollisuutta: 1) kerrotaan asiakkaalle, miten hän voi yrittää maksua uudelleen, 2) lähetetään asiakkaalle PDF-lasku sähköpostitse ja 3) peruutetaan tilaus ja pyydetään asiakasta tilaamaan uudelleen.

Seurantaviestin lähettäminen

Verkkokaupan asiakkaalle voidaan lähettää automaattinen sähköpostiviesti, joka sisältää tietoa tilauksesta.

• Kirjaudu verkkokaupan hallintaliittymään (demo).
• Klikkaa ylhäältä tilaukset.
• Valitse luettelosta jokin tilaus.
• Klikkaa Seuranta-välilehteä.
• Klikkaa Seurantakoodi-kenttää. Seurantakoodi ilmestyy kenttään automaattisesti, jos olet tulostanut lähetysasiakirjan.
• Kirjoita Seurantaviesti-kohtaan mitä tahansa.
• Merkitse Lähetä viesti tilaajalle -kohta.
• Klikkaa Päivitä-painiketta.

Kuljetusyhtiöt lähettävät seurantakoodin verkkokaupan asiakkaalle tietyissä tilanteissa. Shipit-palvelu lähettää verkkokaupan asiakkaalle sähköpostiviestin heti lähetysasiakirjan luomisen jälkeen. Viesti sisältää linkin lähetyksen suerantasivulle.

PDF-lasku

Verkkokaupan asiakkaalle voidaan antaa lasku, jos maksutapana on lasku. Muussa tapauksessa laskun sijaan kannattaa antaa kuitti.

Laskussa näkyvät tiedot poimitaan useista eri tietokorteista: tilauskortti, maksutapakortti, toimitustapakortti, pankkikortti ja yhteystietokortti. Laskussa näkyviä tietoja on mahdollista muokata kyseisiä tietokortteja muokkaamalla. Esimerkiksi maksuaika (eräpäivä) määritellään maksutapakortissa, joka löytyy klikkaamalla ylhäältä asetukset / maksutavat.

PDF-kuitti

Verkkokaupan asiakkaalle voidaan antaa kuitti, jossa tilaus on jo maksettu. Kuitti voidaan antaa myös, vaikka tilausta ei ole maksettu, koska kuitti on periaatteessa vain kirjallinen tosite maksun tilasta.

Kuitissa näkyvät tiedot poimitaan useista eri tietokorteista: tilauskortti, maksutapakortti, toimitustapakortti, pankkikortti ja yhteystietokortti. Kuitissa näkyviä tietoja on mahdollista muokata kyseisiä tietokortteja muokkaamalla.

PDF-lähetyslista

Lähetyslista helpottaa tavaroiden keräilyä varastosta ja palvelee arkistokappaleena. Sen antaminen verkkokaupan asiakkaalle on vapaaehtoista.

Lähetyslistassa näkyvät tiedot poimitaan tilauskortista ja yhteystietokortista. Lähetyslistassa näkyviä tietoja on mahdollista muokata kyseisiä tietokortteja muokkaamalla.

PDF-kuljetusasiakirja (toimitusliitäntää käytettäessä)

Kuljetusasiakirja tulostetaan tarralle tai paperille ja kiinnitetään postituspakkaukseen.

Tilauksen postittaminen

Tilauksen postittaminen asiakkaalle tapahtuu jokaisessa verkkokaupassa eri tavalla. Seuraavassa on malliesimerkki.

• Kirjaudu verkkokaupan hallintaliittymään (demo).
• Klikkaa ylhäältä tilaukset.
• Valitse luettelosta jokin tilaus.
• Vaihda toimitustilaksi "Käsittelyssä" (ja klikkaa Päivitä-painiketta).
• Tarkista Ostoskori-välilehti.
• Tarkista Tilaaja-välilehti.
• Tarkista Vastaanottaja-välilehti, jos siinä näkyy huomiomerkki.
• Tulosta lähetyslista ja/tai kuitti.
• Keräile tavarat varastosta.
• Pakkaa tavarat postituspakkaukseen.
• Tulosta PDF-kuljetusasiakirja.
• Vaihda toimitustilaksi "Käsitelty" tai "Lähetetty".
• Klikkaa Seuranta-välilehteä ja täytä halutessasi lomakkeen kohdat.
• Klikkaa Päivitä-painiketta.

Tilauksen muokkaaminen

Tilauksen sisällön muokkaaminen on mahdollista, mutta ohjelmistossa ei ole sitä varten suunniteltua käyttöliittymää. Siksi muokkaaminen vaatii hieman teknistä ajattelukykyä (ei kuitenkaan ohjelmointitaitoa).

• Kirjaudu verkkokaupan hallintaliittymään (demo).
• Klikkaa ylhäältä tilaukset.
• Valitse luettelosta jokin tilaus.
• Klikkaa Työkalut-välilehteä ja muokkaa XML-koodia.
• Klikkaa Päivitä-painiketta.

Tilauksen peruuttaminen

Tilauksen peruuttaminen tulee kyseeseen, jos asiakas ei pyynnöistä huolimatta maksa tilaustaan ja verkkokauppias on päättänyt luopua tilauksesta tai jos asiakas on käyttänyt palautus- tai peruutusoikeuttaan ja palauttanut tavarat.

• Kirjaudu verkkokaupan hallintaliittymään (demo).
• Klikkaa ylhäältä tilaukset.
• Valitse luettelosta jokin tilaus.
• Vaihda maksutilaksi "Peruuntunut".
• Vaihda toimitustilaksi "Peruuntunut".
• Klikkaa Työkalut-välilehteä ja merkitse Varastosaldo ↑ -kohdat, jos haluat palauttaa tavarat varastoon.
• Klikkaa Seuranta-välilehteä ja täytä halutessasi lomakkeen kohdat.
• Klikkaa Päivitä-painiketta.

Katso myös

• Ostoskori
• Ostopolut
• Tilaustapahtuma