Tilaukset voidaan käsitellä niin kuin parhaaksi katsotaan. Pakollisia vaiheita on yksi: maksutilan tarkistaminen.
Verkkokaupan hallitsijoille lähetetään sähköpostitse tieto uudesta tilauksesta. Jos jokin hallitsijoista ei saa sähköpostia, toimi seuraavasti.
Jokaisen tilauksen maksutilana on aluksi "Odottaa maksua" -tila. Maksutila vaihtuu automaattisesti "Alustavaksi maksettu" -tilaan, jos maksutapaan liittyy maksun vastaanottaminen asiakkaalta ja asiakas palaa onnistuneesta maksusta verkkokauppaan. Maksun tarkistaminen on tärkeää, koska asiakkaan Internet-yhteys saattaa katketa maksun jälkeen tai maksupalvelun tarjoaja saattaa vaihtaa maksun tilaa viiveellä. Toimi seuraavasti.
Jos maksutilakysely näyttää positiiviselta, vaihda maksutilaksi "Maksettu" ja klikkaa Päivitä-painiketta. Jos maksutilakysely näyttää negatiiviselta, vaihda maksutilaksi tarvittaessa "Odottaa maksua" ja klikkaa Päivitä-painiketta. Maksutilojen vaihdot ovat vapaaehtoisia. Vaihtojen yhteydessä ei suoriteta mitään muita ohjelmallisia toimintoja.
Maksua tarkistettaessa on huomioitava, että tilaukseen liittyy kolme eri numeroa: tilausnumero, viitenumero ja maksunumero. Näistä vain viitenumeroa voidaan käyttää pankkiviitenumerona. Viitenumero on sama kuin tilausnumero, mutta siihen on lisätty yksinumeroinen tarkistusnumero. Jos tilausnumero on esimerkiksi 23167, viitenumero on 2 31675. Maksunumero on sama kuin tilausnumero, mutta siihen on lisätty nelinumeroinen juokseva numero. Jos tilausnumero on esimerkiksi 23167, maksunumero voi olla 231670001, 231670002 ja niin edelleen.
Verkkokaupan asiakas voi yrittää epäonnistunutta maksua uudelleen joko heti tai myöhemmin kirjautumalla sisään. Asiakkaalle lähetettävässä tilausvahvistuksessa annetaan ohjeita. Uudelleen yrittäminen saattaa kuitenkin kestää, koska maksun peruuntumiseen on olemassa jokin syy, kuten esimerkiksi kotiin jääneet verkkopankin tunnukset.
Maksun saamisen pitkittyessä verkkokauppiaalla on vähintäänkin kolme mahdollisuutta: 1) kerrotaan asiakkaalle, miten hän voi yrittää maksua uudelleen, 2) lähetetään asiakkaalle PDF-lasku sähköpostitse ja 3) peruutetaan tilaus ja pyydetään asiakasta tilaamaan uudelleen.
Verkkokaupan asiakkaalle voidaan lähettää automaattinen sähköpostiviesti, joka sisältää tietoa tilauksesta.
Kuljetusyhtiöt lähettävät seurantakoodin verkkokaupan asiakkaalle tietyissä tilanteissa. Shipit-palvelu lähettää verkkokaupan asiakkaalle sähköpostiviestin heti lähetysasiakirjan luomisen jälkeen. Viesti sisältää linkin lähetyksen suerantasivulle.
Verkkokaupan asiakkaalle voidaan antaa lasku, jos maksutapana on lasku. Muussa tapauksessa laskun sijaan kannattaa antaa kuitti.
Laskussa näkyvät tiedot poimitaan useista eri tietokorteista: tilauskortti, maksutapakortti, toimitustapakortti, pankkikortti ja yhteystietokortti. Laskussa näkyviä tietoja on mahdollista muokata kyseisiä tietokortteja muokkaamalla. Esimerkiksi maksuaika (eräpäivä) määritellään maksutapakortissa, joka löytyy klikkaamalla ylhäältä asetukset / maksutavat.
Verkkokaupan asiakkaalle voidaan antaa kuitti, jossa tilaus on jo maksettu. Kuitti voidaan antaa myös, vaikka tilausta ei ole maksettu, koska kuitti on periaatteessa vain kirjallinen tosite maksun tilasta.
Kuitissa näkyvät tiedot poimitaan useista eri tietokorteista: tilauskortti, maksutapakortti, toimitustapakortti, pankkikortti ja yhteystietokortti. Kuitissa näkyviä tietoja on mahdollista muokata kyseisiä tietokortteja muokkaamalla.
Lähetyslista helpottaa tavaroiden keräilyä varastosta ja palvelee arkistokappaleena. Sen antaminen verkkokaupan asiakkaalle on vapaaehtoista.
Lähetyslistassa näkyvät tiedot poimitaan tilauskortista ja yhteystietokortista. Lähetyslistassa näkyviä tietoja on mahdollista muokata kyseisiä tietokortteja muokkaamalla.
Kuljetusasiakirja tulostetaan tarralle tai paperille ja kiinnitetään postituspakkaukseen.
Tilauksen postittaminen asiakkaalle tapahtuu jokaisessa verkkokaupassa eri tavalla. Seuraavassa on malliesimerkki.
Tilauksen sisällön muokkaaminen on mahdollista, mutta ohjelmistossa ei ole sitä varten suunniteltua käyttöliittymää. Siksi muokkaaminen vaatii hieman teknistä ajattelukykyä (ei kuitenkaan ohjelmointitaitoa).
Tilauksen peruuttaminen tulee kyseeseen, jos asiakas ei pyynnöistä huolimatta maksa tilaustaan ja verkkokauppias on päättänyt luopua tilauksesta tai jos asiakas on käyttänyt palautus- tai peruutusoikeuttaan ja palauttanut tavarat.
Clover Shopin hallintaohjelma on helppo käyttää ja asiakastuki on aivan mahtava. Ohjelmassa on paljon ominaisuuksia, joilla voimme optimoida yli 3500 miniatyyrituotteen esillepanon ja parantaa kuluttajan ostokokemusta edelleen.
— Satu Ehrnrooth, Suomen Minimaailma Oy
Uusi ohjelma on hyvä ja paremmaksi muuttuu mitä enemmän se tulee tutuksi. Verkkokaupan sivut löytyvät hyvin Googlella ja olemme tyytyväisiä. Tykkään mahdollisuudesta kuvatekstin lisäämiseen.
— Mikko Kalliolepo, Polar Autoset Tampere Oy
Olemme tottakai mukana referenssinä. Periaatteessa se on kysymättäkin selvää. Toivoakseni olen myös muutaman asiakkaankin teille vuosien varrella saanut hankittua kertomalla omista hyvistä kokemuksistani.
— Vera-Aleksa Sula, Villihelmi Oy
Clover Shop teki meille suuren ohjelmapäivityksen erittäin nopeasti ja vieläpä kohtuuhinnalla. Saimme äärimmäisen nopeasti apua ja vastauksia tyhmiinkin kysymyksiimme. Iso kiitos!
— Petri Viskari, Helsingin Akvaariokeskus Ky
Ilmainen kokeilujakso oli sikahyväjuttu. Rakensimme kauppaa täysin niin kuin se olisi sitten, kun kauppa on avattu. Alkuvaiheessa oli kysymyksiä vähän väliä ja kysymykset olivat monesti sellaisia, jotka olisivat selvinneet itse ohjelmastakin, mutta siltikin joka ainoaan kysymykseemme tuli vastaus.
— Seppo Pennanen, SP-Elektroniikka Oy Ltd
Kaupan puolella saamme kaikki meidän tarvitsemat tiedot tai tulosteet juuri niin kuin haluamme. Maksun seuranta on helppoa - ei ole tullut vielä mieleen mitä sinne pitäisi lisätä, kun kaiken on saanut tehtyä, mitä on tarvinnut.
— Seppo Pennanen, SP-Elektroniikka Oy LtdPäivitimme verkkokauppaohjelmistomme vanhasta Clover Shopista uuteen ja lisäsimme Paytrailin maksutavat. Puolessa vuodessa liikevaihtomme kaksinkertaistui. Olemme toimineet verkkokauppana 10 vuotta. Suosittelen!
— Petri Viskari, Helsingin Akvaariokeskus Ky